Ontik

Où vivent vos données

Vos fichiers restent dans votre SharePoint. Ontik en copie le texte, par fragments, dans un index de recherche hébergé à Francfort, avec les vecteurs ; jamais les fichiers eux-mêmes. Ontik lit un site SharePoint dédié que vous créez pour lui (pas un dossier dans un site existant), dont tous vos employés sont lecteurs et où vous ne placez que des documents ouverts à toute votre organisation : Ontik n'applique pas les permissions fines de SharePoint, tout document indexé est consultable par tous vos employés. Les documents qui ne sont pas ouverts à toute l'organisation sont écartés à la synchronisation et signalés à votre administrateur ; l'index est effacé quand vous déconnectez SharePoint. Les comptes, questions et progressions vivent dans cette même base, dans l'espace cloisonné de votre entreprise.

Ce qui transite par l'IA

Quand un employé pose une question ou génère un prompt, le texte saisi et, pour une question, les extraits de documents utiles sont envoyés au moteur IA (Anthropic Claude, conditions commerciales qui excluent l'entraînement sur vos données, entrées supprimées sous 30 jours, hors contenus signalés par les contrôles de sécurité du fournisseur). La question et, à l'indexation, le texte de vos documents par fragments sont aussi vectorisés par Mistral (Paris), hébergé dans l'Union européenne ; l'engagement de non-entraînement de Mistral pour notre compte est en cours de vérification. Avant chaque envoi au moteur de réponse, Ontik masque sur ses serveurs les données personnelles détectées dans la question (selon la politique de votre administrateur, masquage par défaut) et dans les extraits de documents (toujours) : le moteur reçoit des jetons, l'employé retrouve les valeurs. Chaque question est journalisée (compte, question masquée, réponse avec jetons) ; un prompt généré n'est compté que dans la consommation, sans son contenu. En contrepartie, vous ne placez dans le site SharePoint dédié que des documents ouverts à tous vos employés et sans données sensibles : Ontik masque ce que ses détecteurs reconnaissent, pas davantage.

Ce qui reste dans le navigateur

Le vérificateur de confidentialité tourne dans le navigateur : les données détectées comme personnelles sont signalées à l'employé avant l'envoi, qui reste possible. Seule information transmise par le vérificateur, et c'est un engagement : quand une détection a lieu, un compteur anonyme s'incrémente. Il n'enregistre ni le texte ni le nom : ni votre administrateur ni les rapports d'Ontik ne désignent une personne. Il sert uniquement à mesurer, en totaux, combien de données sensibles ont été détectées ; le tableau de bord et le rapport qui l'exploitent sont compris dans les offres Silver et Gold.

Accès et RGPD

L'accès se fait avec les comptes Microsoft de votre entreprise (SSO Entra ID), limité aux adresses que vous autorisez. Les questions posées sont liées au compte pour l'historique personnel et conservées 90 jours par défaut (durée ajustable sur demande à Ontik) ; les statistiques ne désignent personne. Votre administrateur voit les questions restées sans réponse, avec leur auteur, pour compléter la bibliothèque. Votre administrateur peut exporter ou supprimer les données d'un compte depuis l'espace d'administration. Les données de votre organisation sont conservées le temps de votre contrat et supprimées dans les 60 jours qui suivent sa fin. Contact vie privée : privacy@ontik.be.

Nos sous-traitants

Sept, tous sous contrat ou conditions de service : Supabase (base de données, Francfort ; société de Singapour, accès de support possible hors UE, clauses contractuelles types), Netlify (hébergement de l'application, exécutée dans la région Francfort ; société américaine, clauses contractuelles types), Resend (e-mails, société américaine, clauses contractuelles types), Anthropic (moteur IA, contractant Anthropic Ireland, données traitées aux États-Unis sous clauses contractuelles types), Mistral (vectorisation, Union européenne), Microsoft (connexion Entra ID et lecture de votre SharePoint via Graph, pour le compte de votre organisation), Combell (nom de domaine, Belgique). Les formations vidéo que vous intégrez sont lues depuis YouTube (domaine sans cookies) ou ouvertes chez leur hébergeur. Aucun traceur publicitaire.

Votre marque, votre espace

Chaque client dispose d'un espace cloisonné dans une base partagée hébergée à Francfort : chaque donnée porte l'identité de votre entreprise, et une session ouverte chez un client n'est acceptée que chez lui. Votre configuration, votre marque et vos contenus vous sont propres.

sales@ontik.be